Come ottenere la certificazione UNI/PdR 125: guida pratica passo per passo per le aziende

La certificazione UNI/PdR 125:2022 è oggi il riferimento italiano per le organizzazioni che vogliono strutturare un sistema di gestione orientato alla parità di genere. La prassi definisce requisiti e indicatori prestazionali utili a misurare e migliorare le politiche aziendali su questo fronte, con un approccio che non si limita ai principi, ma richiede evidenze, processi e risultati misurabili.

Per molte aziende il primo equivoco da chiarire è questo: la certificazione non è un’autodichiarazione e non si ottiene con una semplice policy pubblicata sul sito. Il certificato può essere rilasciato solo da un organismo di certificazione accreditato, e il percorso richiede una preparazione interna fatta di analisi, organizzazione, raccolta dati, definizione di KPI, procedure e strumenti concreti. Il portale istituzionale dedicato alla certificazione della parità di genere e la banca dati Accredia confermano che il rilascio avviene tramite organismi accreditati per lo schema UNI/PdR 125:2022.

In questa guida vediamo, in modo pratico, tutti gli step che un’azienda deve affrontare per arrivare alla certificazione.

1. Comprendere bene l’obiettivo: non un documento, ma un sistema di gestione

Prima di iniziare, l’azienda deve capire che la UNI/PdR 125 non richiede soltanto una dichiarazione di intenti, ma la costruzione di un vero sistema di gestione per la parità di genere, basato su indicatori e su sei aree di valutazione. Il portale ufficiale spiega infatti che la prassi prevede specifici KPI riferiti a sei aree, differenziati in relazione alla dimensione dell’organizzazione.

In concreto, questo significa che l’impresa deve essere in grado di rispondere a domande come queste:

• Qual è la presenza femminile nei diversi livelli aziendali?
• Esistono differenze retributive da monitorare?
• Le politiche di selezione, crescita e valutazione sono strutturate e non discriminatorie?
• L’azienda dispone di strumenti per gestire segnalazioni, reclami o comportamenti non coerenti con i principi di parità?
• I dati sono misurati, monitorati e aggiornati nel tempo?

Se la risposta a queste domande è solo parziale, non è un problema: è esattamente per questo che esiste il percorso di adeguamento.

2. Step 1: commitment della direzione

Il primo passo reale è la decisione formale della direzione di avviare il percorso. Senza il coinvolgimento del management, la certificazione rischia di restare un’iniziativa solo “di facciata”, difficilmente sostenibile in sede di audit.

Operativamente, l’azienda dovrebbe:

• deliberare internamente l’avvio del progetto;
• individuare un referente o responsabile interno per il tema parità di genere;
• definire il perimetro del lavoro;
• assegnare tempi e responsabilità.

Da questa fase devono nascere almeno due output concreti: una nomina interna e una politica aziendale o una dichiarazione d’impegno iniziale, che sarà poi perfezionata nella fase di costruzione del sistema.

Questo passaggio è fondamentale anche perché l’auditor non valuterà solo i documenti, ma la coerenza tra documenti, ruoli e attività effettivamente svolte.

3. Step 2: analisi iniziale o gap analysis

La gap analysis è il momento in cui l’azienda fotografa la propria situazione e misura la distanza rispetto ai requisiti della UNI/PdR 125.

Qui non si tratta ancora di “correggere”, ma di capire. L’azienda deve raccogliere informazioni attendibili e analizzarle con metodo. In pratica, occorre verificare almeno questi aspetti:

• percentuale di donne sul totale della popolazione aziendale;
• distribuzione per ruoli, livelli e aree funzionali;
• presenza femminile in ruoli manageriali o apicali;
• eventuali differenze salariali;
• tassi di assunzione, promozione, turnover e accesso alla formazione per genere;
• esistenza o assenza di procedure HR formalizzate;
• eventuale presenza di canali di segnalazione, ascolto o reclamo.

Questa fase richiede quasi sempre il coinvolgimento di HR, amministrazione e direzione. I dati devono essere ordinati, coerenti e leggibili. Se il dato non è disponibile, questo è già un segnale utile: significa che l’azienda dovrà strutturarsi meglio sul piano del monitoraggio.

L’output corretto della gap analysis è un report iniziale con criticità, punti di forza e priorità di intervento. Da qui nasce il piano di adeguamento.

4. Step 3: definizione dei KPI e baseline iniziale

La UNI/PdR 125 si fonda su indicatori misurabili. UNI stessa evidenzia che la prassi definisce indicatori chiave e requisiti essenziali del sistema di gestione, mentre il portale istituzionale richiama esplicitamente l’adozione di KPI per le diverse aree di valutazione.

In questa fase l’azienda deve passare da una percezione generale del tema a una misurazione concreta. Alcuni KPI ricorrenti, da valutare in base al proprio contesto, riguardano:

• gender pay gap;
• percentuale di donne in ruoli di responsabilità;
• tasso di promozione per genere;
• accesso alla formazione;
• equilibrio nelle assunzioni;
• permanenza e turnover;
• utilizzo di misure di conciliazione vita-lavoro.

Il lavoro da fare è duplice. Da un lato bisogna calcolare la baseline, cioè la situazione di partenza. Dall’altro bisogna stabilire quali obiettivi di miglioramento l’azienda intende perseguire.

Questa fase è importante perché la certificazione non premia la sola intenzione, ma la capacità di costruire un sistema governato da dati. Un’azienda può anche partire da una situazione non perfetta, ma deve dimostrare di averla misurata, compresa e presa in carico in modo serio.

5. Step 4: costruzione del sistema di gestione

Qui si entra nel cuore del progetto. L’impresa deve trasformare analisi e obiettivi in un sistema organizzativo documentato.

Sul piano documentale, di norma occorre lavorare almeno su:

• politica per la parità di genere;
• eventuale aggiornamento del codice etico;
• procedure HR relative a selezione, inserimento, crescita, valutazione e sviluppo;
• criteri di monitoraggio dei KPI;
• gestione di segnalazioni, reclami o casi di discriminazione;
• ruoli e responsabilità interne.

Questa è la fase in cui spesso si commette un errore: copiare modelli generici. In realtà, il sistema deve essere coerente con la struttura aziendale reale. Una PMI non ha le stesse dinamiche di una grande impresa; l’importante non è avere documenti “belli”, ma avere procedure applicabili e verificabili.

Per esempio, se l’azienda dichiara che ogni segnalazione viene presa in carico entro un certo termine, deve poi essere davvero in grado di dimostrarlo. Se afferma di monitorare la formazione per genere, deve poter produrre un dato aggiornato. Se prevede un processo di selezione non discriminatorio, deve poter mostrare come questo processo viene gestito.

6. Step 5: implementazione operativa del sistema

Molte aziende si fermano ai documenti. Invece è proprio qui che il percorso diventa concreto: il sistema deve essere usato davvero.

L’implementazione operativa richiede almeno tre attività fondamentali:

• applicare le procedure definite;
• formare il personale coinvolto;
• attivare gli strumenti necessari.

Questa fase può includere sessioni formative, comunicazioni interne, aggiornamento dei modelli organizzativi, avvio del monitoraggio KPI e attivazione dei canali di ascolto o segnalazione.

Ed è proprio qui che entra in gioco la tecnologia.

7. Dove si inserisce GuardianVox nel processo

GuardianVox si colloca in modo naturale nello step 5, cioè nella fase di implementazione operativa, in particolare nella gestione delle segnalazioni e nella produzione di evidenze utili al sistema di gestione.

Quando un’azienda vuole certificarsi, non basta dichiarare di essere attenta alla parità di genere: deve mettere a disposizione strumenti reali che consentano di raccogliere, gestire e tracciare eventuali segnalazioni, reclami o situazioni critiche in modo riservato, ordinato e verificabile.

In questo senso GuardianVox può essere presentato come strumento a supporto di:

• gestione delle segnalazioni interne;
• canali dedicati a parità di genere e discriminazioni;
• whistleblowing e compliance;
• tracciabilità dei casi;
• auditabilità del processo;
• conservazione dello storico.

Il punto chiave, dal punto di vista aziendale, è semplice: se un auditor chiede come viene gestita una segnalazione, l’azienda deve poter mostrare non solo una procedura scritta, ma anche un processo concreto e documentato.

Qui GuardianVox offre un vantaggio molto chiaro: rende operativo il canale di ricezione, organizza il workflow, conserva lo storico e facilita la dimostrazione dell’esistenza di un sistema strutturato.

È però corretto mantenere il posizionamento giusto: GuardianVox non rilascia la certificazione e non sostituisce l’ente terzo. Si inserisce come supporto tecnologico all’interno del percorso di adeguamento e di mantenimento.

8. Step 6: monitoraggio e miglioramento continuo

Una volta attivato il sistema, l’azienda deve dimostrare che non si tratta di un impianto statico. I KPI vanno aggiornati, i risultati letti, le criticità affrontate.

In pratica, questo significa:

• aggiornare periodicamente i dati;
• verificare se gli obiettivi sono stati raggiunti;
• analizzare eventuali scostamenti;
• prendere in carico segnalazioni o reclami;
• attivare azioni correttive o migliorative;
• produrre report interni.

Questa logica di miglioramento continuo è coerente con l’approccio tipico dei sistemi di gestione. Non conta solo partire bene, ma mantenere vivo il sistema nel tempo.

Anche qui GuardianVox può avere un ruolo concreto, perché aiuta a storicizzare i ticket, monitorare i flussi e conservare evidenze documentali che risultano preziose sia per il controllo interno sia per l’audit.

9. Step 7: audit interno

Prima della verifica da parte dell’organismo accreditato, è fortemente consigliabile svolgere un audit interno o una simulazione di audit.

Questa fase serve a rispondere a una domanda molto pratica: “Se l’auditor arrivasse domani, saremmo pronti?”

L’azienda dovrebbe controllare:

• completezza della documentazione;
• aggiornamento dei KPI;
• chiarezza dei ruoli;
• funzionamento effettivo delle procedure;
• disponibilità delle evidenze;
• corretto utilizzo degli strumenti attivati.

È utile simulare anche domande molto concrete, per esempio:

• Chi gestisce le segnalazioni?
• Entro quando vengono prese in carico?
• Come viene garantita la riservatezza?
• Dove sono i report KPI?
• Quali azioni correttive sono state adottate?

L’output è una lista di correzioni finali, che consente di arrivare all’audit con maggiore solidità.

10. Step 8: audit dell’organismo di certificazione

La fase finale è la verifica da parte di un organismo accreditato. La banca dati Accredia permette di verificare quali organismi siano accreditati per la certificazione del sistema di gestione per la parità di genere secondo UNI/PdR 125:2022.

Durante l’audit, l’ente verifica tipicamente:

• documentazione del sistema;
• KPI e relative evidenze;
• processi organizzativi;
• coerenza tra ciò che è scritto e ciò che avviene davvero;
• eventuale gestione delle segnalazioni e dei casi.

Questo passaggio va compreso bene: l’auditor non cerca promesse, ma prove. Non basta dire “abbiamo un processo”, bisogna mostrarlo. Non basta dichiarare “monitoriamo”, bisogna esibire dati e aggiornamenti. Non basta sostenere “abbiamo un canale”, bisogna dimostrare che esiste, che è accessibile e che produce tracciabilità.

Per questo motivo, quando si parla di GuardianVox in ottica commerciale o consulenziale, la formula più corretta è questa: strumento che aiuta l’azienda a gestire in modo strutturato e tracciabile le segnalazioni, fornendo evidenze utili durante l’audit.

11. Step 9: rilascio della certificazione e mantenimento

Se l’esito dell’audit è positivo, l’organismo rilascia la certificazione. Da quel momento, però, il percorso non si chiude. La certificazione ha una durata temporale definita ed è soggetta a verifiche di mantenimento periodiche, come richiamato dal sistema ufficiale e dai certificati consultabili nelle banche dati.

L’azienda deve quindi continuare a:

• aggiornare i KPI;
• mantenere attive le procedure;
• documentare il miglioramento continuo;
• gestire correttamente le segnalazioni;
• prepararsi alle verifiche successive.

In altre parole, la certificazione non è un “timbro” una tantum, ma un percorso da mantenere vivo.

12. Conclusione: cosa deve capire davvero un’azienda

Per un’azienda che vuole certificarsi, il punto essenziale è questo: la UNI/PdR 125 non si affronta con un solo documento, ma con un percorso strutturato.

La roadmap completa può essere letta così:

1. commitment della direzione;
2. gap analysis;
3. definizione KPI;
4. costruzione del sistema di gestione;
5. implementazione operativa;
6. monitoraggio e miglioramento;
7. audit interno;
8. audit dell’ente certificatore;
9. rilascio e mantenimento.

Dentro questa roadmap, GuardianVox trova il suo spazio soprattutto nella fase in cui l’azienda deve rendere operativo il sistema, soprattutto per la gestione delle segnalazioni e la disponibilità di evidenze tracciabili.

La formula commerciale più forte, ma anche più corretta, resta questa:

GuardianVox è lo strumento che consente di gestire in modo strutturato e tracciabile le segnalazioni interne utili al percorso UNI/PdR 125, supportando l’azienda nella preparazione all’audit e nel mantenimento del sistema nel tempo.